Steeds opnieuw dezelfde informatie invullen in vragenlijsten en projectaanvragen: het is een herkenbare frustratie binnen onderwijs- en onderzoeksinstellingen. Met EXPATS (Explainable Autofill for Trustworthy Surveys) ontwikkelt Hogeschool PXL een AI-tool die dat proces aanzienlijk kan vereenvoudigen. Dankzij de steun van het GÉANT Innovation Programme kon het innovatieproject uitgroeien tot een werkend prototype.
Minder copy-paste, meer tijd voor inhoud
Wie al een projectvoorstel, subsidieaanvraag of administratieve vragenlijst heeft ingevuld, weet hoeveel informatie telkens opnieuw moet worden opgezocht, gekopieerd en ingevoerd. Dat repetitieve werk bracht onderzoekers van Hogeschool PXL op het idee voor EXPATS.
"We merkten dat mensen heel vaak dezelfde informatie opnieuw moeten invullen, terwijl die eigenlijk al ergens beschikbaar is. Met EXPATS willen we dat administratieve proces veel efficiënter maken," vertelt Servaas Tilkin, toegepast onderzoeker bij Hogeschool PXL.
De tool gebruikt artificiële intelligentie om relevante informatie terug te vinden in bronnen die de gebruiker zelf selecteert. Vervolgens doet het systeem suggesties om antwoorden in een vragenlijst automatisch aan te vullen.
De gebruiker behoudt daarbij de controle. Elke suggestie van de tool verwijst naar de bron waarop ze gebaseerd is. De gebruiker beslist vervolgens zelf of hij een suggestie wil aanvaarden, verwerpen of aanpassen.
Privacy staat centraal
Hoewel AI een belangrijke rol speelt binnen EXPATS, werd het project van bij de start ontwikkeld vanuit een privacy-first-principe.
Gebruikers bepalen zelf welke documenten of websites als bron worden gebruikt. De tool werkt dus uitsluitend met de informatie die expliciet wordt geselecteerd. Daarnaast werkt elke gebruiker in een afgeschermde sessie die automatisch wordt verwijderd na een bepaalde tijd.
De onderzoeksdienst van PXL ontwikkelde ook een tweede toepassing die geïntegreerd kan worden met vragenlijstsoftware. Die tool beschikt over een chatomgeving waar gebruikers die een survey willen opstellen documenten, voorbeelden of andere input kunnen delen. Het taalmodel helpt hen vervolgens om een kwalitatieve vragenlijst op te stellen.
Zodra alles naar wens is, kan de gebruiker de vragenlijst exporteren naar verschillende formaten of rechtstreeks laten aanmaken in platformen die met de tool zijn geïntegreerd.
Van prototype naar pilootfase
Dankzij een subsidie van 50.000 euro via het GÉANT Innovation Programme kon PXL het idee voor EXPATS verder uitwerken tot een functionerend prototype.
Naast de financiële ondersteuning waardeert PXL ook de begeleiding vanuit GÉANT. Een toegewezen mentor dacht mee tijdens het traject en bracht het onderzoeksteam in contact met relevante experten.
“Tijdens de ontwikkeling kwam ook waardevolle feedback vanuit GÉANT. Zo voegden we de mogelijkheid toe om een sessie over te dragen aan een collega. Dat maakt het eenvoudiger om samen aan complexe vragenlijsten te werken, zonder in te boeten op privacy.”
Servaas Tilkin, toegepast onderzoeker bij PXL Hogeschool
Interessant voor de Belnet-community
De volgende stap in het project is een uitgebreide pilootfase. Daarbij wil PXL de tool verder testen op grotere schaal en onderzoeken met welke veelgebruikte vragenlijstplatformen bijkomende integraties mogelijk zijn. Hiervoor wil de hogeschool in de tweede helft van 2026 een uitgebreid marktonderzoek uitvoeren.
Hoewel EXPATS nog volop in ontwikkeling is, biedt de tool ook interessante opportuniteiten voor organisaties binnen de Belnet-community.
Servaas Tilkin: “Voor de Europese NRENs en aan hen verbonden onderzoeks- en onderwijsinstellingen wordt EXPATS voor niet-commercieel gebruik gratis ter beschikking gesteld. Dat betekent dat ook andere leden van de Belnet community onze tool binnen diezelfde voorwaarden kunnen gebruiken.
Hogeschool PXL blikt tevreden terug op hun deelname aan het GÉANT Innovation Programme. Servaas Tilkin: "We liepen al langer met het idee van dit project rond, maar we misten de juiste omkadering om deze specifieke use case verder uit te werken. Het GÉANT Innovation Programme was een perfecte match en kwam op het ideale moment.”
Bent u geïnteresseerd om de tool uit te testen in uw organisatie?