Le Belnet Project Management Office assure le bon déroulement de tous les projets internes et de ceux liés aux clients. Grâce à une méthode de travail structurée et uniforme, vous pouvez compter sur un suivi correct de votre projet, une communication transparente et un résultat optimal. Notre collègue Elke Dierckens, Project Manager, nous explique comment s'opère la gestion de projets au sein de Belnet.
Revenons tout d'abord en 2014, époque à laquelle Belnet se consacrait à la mise en œuvre d'un projet majeur pour l'un de ses clients. Un projet qui poussera littéralement notre organisation à mettre en place une gestion des projets. « Le travail par projet a rapidement porté ses fruits, et Belnet a donc décidé de former un département PMO (Project Management Office) avec une équipe dédiée », explique Elke Dierckens.
Méthodologie PRINCE2
Le nouveau département grandit progressivement et accueille aujourd'hui une équipe de 6 collègues, à savoir 4 Project Managers, 1 Programme Manager et 1 Project Manager Officer. Ils constituent ensemble une machine bien huilée qui gère de nombreux projets, allant des projets d'infrastructure aux projets liés aux clients.
Dès le départ, Belnet a opté pour la méthodologie PRINCE2, reconnue dans le monde entier. Celle-ci a été adaptée à la taille et aux besoins de Belnet en tant qu'organisation, mais aussi en fonction des attentes de nos clients. Les membres de notre équipe PMO sont certifiés PRINCE2 et suivent une formation continue pour affûter sans cesse leurs connaissances.
« Belnet est une organisation stimulante dans un monde en rapide évolution. Cela vous donne en tant que Project Manager la possibilité de travailler sur différents types de projets, et vous offre quelque chose de nouveau chaque jour ! ».
« Notre méthode nous permet de mener à bien des projets de manière efficace et structurée. L'un des avantages est également que les grands projets sont divisés en phases (« stages »). De cette façon, le travail au sein du projet reste gérable et le Project Manager peut superviser chaque projet de manière parfaitement organisée, qu'importe l'ampleur de celui-ci », nous confie Elke Dierckens.
Lancement d'un projet
Toute personne au sein de Belnet peut proposer une idée de projet. Une telle proposition peut être formulée par un Account Manager, un Technical Advisor ou un Product Manager confronté à la demande spécifique d'un client qui ne peut être suivie dans le cadre des processus « normaux » et qui requiert une collaboration plus large et coordonnée entre différentes équipes.
Le collaborateur concerné est alors invité à rédiger une Project Brief, à savoir une brève description du projet. « En ma qualité de Project Manager, je suis toujours prête à encadrer le collaborateur si nécessaire, pour que la Project Brief comporte suffisamment d'éléments pour permettre une décision. »
Une fois la Project Brief rédigée, le collaborateur défend sa proposition devant le Project Board de Belnet, qui réunit tant l'équipe de direction que le Programme Manager. La décision finale de lancer le projet ou non est prise par ce conseil. Plus la demande est complexe, plus les chances de passer en mode projet sont grandes.
« Un bon exemple à ce niveau est le projet que nous menons actuellement pour les universités bruxelloises VUB et ULB. En regroupant leurs besoins, nous avons vite compris qu'une approche par projet serait nécessaire. La VUB voulait être pionnière et passer à une connexion à 100 Gbit/s, tandis que l'ULB souhaitait un réseau plus fiable et plus solide. »
Différentes phases
Une fois le feu vert rendu par le Project Board, un des Project Managers de Belnet se met au travail et lance la phase d'initiation. Elke Dierckens : « Je suis chargée du projet de collaboration stratégique pour la VUB et l'ULB. C'est un véritable défi pour lequel je déborde d'enthousiasme. J'ai très vite sollicité l'avis de nos Account Managers et de nos experts techniques, pour obtenir une vue d'ensemble du projet et bien cerner les différents besoins de la VUB et de l'ULB. »
Pour parvenir à une bonne approche de projet, la collaboration est d'une importance capitale. C'est pourquoi Belnet veille à ce que toutes les parties prenantes, tant internes qu'externes, soient le plus rapidement possible impliquées dans le projet. « Nous avons défini l'approche pour chaque client avec l'équipe interne et, bien entendu, en concertation directe avec la VUB et l'ULB. En tant que Project Manager, il est impératif de poser les bonnes questions aux clients lors de ces réunions, et aussi de leur prêter une oreille attentive. »
La phase d'exploration permet aux Project Managers de définir le champ d'application, le budget, l'approche, le calendrier et les risques du projet. Tous ces éléments sont consignés dans un Project Initiation Document, qui servira de point de départ au Project Manager pour assurer un suivi adéquat. L'approche finale doit par ailleurs toujours être validée par le client.
Suivi minutieux
Le projet entre ensuite dans sa phase déterminante : le déploiement à proprement parler. Le Project Manager s'entretient régulièrement avec l'équipe interne du projet tout au long du processus, pour discuter des progrès réalisés. Grâce à la grande autonomie dont jouissent nos Project Managers, ils peuvent modifier le calendrier ou changer l'approche d'un projet en fonction du retour de l'équipe concernée. Pour les projets liés aux clients, ces derniers restent constamment informés de l'évolution grâce au contact étroit entretenu avec leur Account Manager et/ou l'expert technique.
« Une de mes tâches les plus importantes consiste à développer le lien de confiance au sein de l'équipe de projet, mais aussi entre Belnet et le client. Lors du projet VUB-ULB, cet aspect était tout simplement crucial. Je me suis efforcée de toujours garder une vue d'ensemble et de communiquer autant que possible avec le client. Chaque projet connaît ses moments plus difficiles ou ses problèmes. En tant que Project Manager, et aux côtés de l'équipe de projet, vous devez alors vous montrer disposé à écouter le client, à procéder aux ajustements nécessaires. Il en va de même lorsqu'un client ne sait pas suivre le rythme ou souhaite au contraire accélérer : nous nous adaptons du mieux que nous pouvons. »
Le rôle du Project Board ne se limite pas à la phase d'initiation : chaque « stage » du projet – lié à une approche, un calendrier et un budget – lui est présenté. Chaque phase est ainsi validée avant son lancement sur la base de faits et de chiffres.
« En tant que Project Manager, je tiens toujours à représenter une valeur ajoutée pour nos clients en étant à l'écoute de leurs besoins et en recherchant de manière constructive une solution aux problèmes. »
Facteur de réussite
Et puis, c'en est terminé : le projet arrive à son terme. Un moment idéal pour une dernière consultation avec le client. « Au cours de cette dernière réunion, une validation finale a lieu. Nous évaluons le projet avec le client et nous envisageons également l'avenir sur le plus long terme, d'un point de vue stratégique. Bien entendu, le client peut lui aussi mettre des sujets sur la table. »
Le projet VUB/ULB est actuellement dans sa phase finale. « Je suis incroyablement satisfaite de l'esprit d'équipe qui a régné tant en interne au sein de Belnet qu'en collaboration avec le client. Il a formé un facteur de réussite manifeste, et nous sommes parvenus à un résultat optimal pour nos deux clients dans les délais impartis », conclut Elke Dierckens.
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