Het Belnet Project Management Office staat in voor het vlotte verloop van alle interne en klantgerelateerde projecten. Dankzij een gestructureerde en uniforme manier van werken bent u verzekerd van een goede opvolging van uw project, transparante communicatie én een optimaal resultaat. Onze collega en Project Manager Elke Dierckens licht toe hoe project management bij Belnet in zijn werk gaat.
Eerst gaan we even terug naar 2014, toen Belnet volop bezig was met de implementatie van een groot project voor een van zijn klanten. Dat project vormde de concrete aanleiding voor onze organisatie om project management te implementeren. “Het projectmatig werken wierp al snel zijn vruchten af en daarop besloot Belnet om een departement PMO (Project Management Office) op te richten, met een dedicated team”, licht Elke Dierckens toe.
PRINCE2 methodologie
Gaandeweg groeide het PMO uit tot een team van 6 collega’s, waarvan 4 Project Managers, 1 Programme Manager en 1 Project Manager Officer. Samen vormen ze een geoliede machine die tal van projecten in goede banen leidt, gaande van infrastructuurprojecten tot klantgerelateerde projecten. Vanaf de start koos Belnet voor de wereldwijd erkende PRINCE2-methodologie. Die werd geschaald op de grootte en de behoeftes van Belnet als organisatie, maar ook op de noden van onze klanten. De PMO-teamleden zijn PRINCE2 gecertificeerd en scholen zich voortdurend bij om hun kennis te verbreden.
“Belnet is een uitdagende organisatie binnen een snel veranderende wereld. Hierdoor krijg je als Project Manager de kans om op diverse soorten projecten te werken en biedt iedere dag je iets nieuws!”
“Onze projectmethodologie zorgt ervoor dat je op een efficiënte en gestructureerde manier projecten tot een goed einde kan brengen. Eén van de voordelen ervan is ook dat grote projecten in fases (‘stages’) worden opgedeeld. Zo blijft het werk binnen het project behapbaar en kan je als Project Manager ook grote projecten overzichtelijk beheren”, aldus Elke Dierckens.
Opstart van een project
Iedereen binnen Belnet kan een idee voor een project naar voren schuiven. Een projectvoorstel kan onder meer ontstaan bij een Account Manager, Technical Advisor of Product Manager wanneer die wordt geconfronteerd met een specifieke vraag van een klant die niet binnen de ‘normale’ processen kan worden opgevolgd en een bredere, gecoördineerde samenwerking tussen verschillende teams vergt.
Op dat moment zal de betrokken medewerker gevraagd worden om een Project Brief, een korte omschrijving van het project, op te stellen. “In mijn rol als Project Manager sta ik altijd klaar om te coachen waar nodig, zodat de Project Brief voldoende elementen bevat om een beslissing te kunnen nemen”.
Zodra de Project Brief klaar is, verdedigt de medewerker zijn voorstel voor de Project Board van Belnet. Daarin zetelen zowel het Management Team als de Programme Manager. Zij nemen de uiteindelijke beslissing om het project al dan niet op te starten. Hoe complexer de aanvraag, hoe groter de kans dat er naar projectmodus wordt overgeschakeld.
“Een goed voorbeeld daarvan is het project dat we momenteel uitvoeren voor de Brusselse universiteiten VUB en ULB. Bij het bundelen van hun noden werd het namelijk snel duidelijk dat een projectmatige aanpak vereist was. Zo wou de VUB als pionier de sprong maken naar een 100 Gbit/s verbinding en was de ULB op haar beurt vragende partij voor een sterker en robuuster netwerk”.
Verschillende fases
Zodra de Project Board groen licht geeft, gaat één van de Belnet Project Managers aan de slag en start de initiatiefase. Elke Dierckens: “Ik kreeg het strategische samenwerkingsproject voor VUB en ULB toegewezen, een echte uitdaging waar ik met veel enthousiasme aan begon. Al snel stemde ik af met onze Account Managers en onze technische experten. Zo kreeg ik een goed zicht op de totaliteit van het project en de diverse noden van de VUB en ULB.”
Om tot een goede projectaanpak te komen is samenwerking van groot belang. Daarom zorgt Belnet ervoor dat alle stakeholders, zowel intern als extern, zo snel mogelijk in het project worden betrokken. “Samen met het interne team hebben we per klant de aanpak bepaald. Die stemden we uiteraard rechtstreeks af met de VUB en ULB. Voor mij als Project Manager is het cruciaal om tijdens die klantenmeetings de juiste vragen te stellen en te luisteren.”
De verkennende fase geeft de Project Managers de mogelijkheid om de scope, het budget, de aanpak, de planning en de risico’s van het project te definiëren. Die worden vervolgens uitgeschreven in een Project Initiation Document, dé basis voor de Project Manager om een goede opvolging te verzekeren. De finale aanpak wordt ook steeds gevalideerd door de klant.
Vinger aan de pols
Daarna komt het project in zijn belangrijkste fase: de eigenlijke uitrol. De Project Manager zit tijdens het hele proces regelmatig samen met het interne projectteam om de vooruitgang te bespreken. Dankzij de grote autonomie die onze Project Managers genieten, kunnen ze op basis van de feedback van het projectteam planningen verschuiven of de aanpak wijzigen. Bij klantgerelateerde projecten wordt er uiteraard ook systematisch teruggekoppeld naar de klant, in nauw overleg met de Account Manager en/of technisch expert.
“Eén van mijn belangrijkste taken is om de vertrouwensband binnen het projectteam, maar ook tussen Belnet en de klant, verder uit te bouwen. Tijdens het project VUB - ULB was dit zelfs een cruciaal onderdeel van het project. Ik zorgde ervoor dat ik op elk moment het overzicht behield en zo veel mogelijk communiceerde met de klant. Elk project kent zijn moeilijkere fases of problemen. Op dat moment sta je als Project Manager, samen met het projectteam, klaar om naar de klant te luisteren en waar nodig bij te sturen. Wanneer een klant het ritme niet kan volgen of sneller wenst te gaan, dan passen wij als projectteam ons zo goed mogelijk aan.”
De rol van de Project Board beperkt zich niet tot de initiatiefase: elke ‘stage’ binnen het project – gekoppeld aan een aanpak, planning en budget – wordt aan hen voorgelegd. Op basis van feiten en cijfers valideren zij elke fase alvorens die van start gaat.
“Als Project Manager wil ik steeds een meerwaarde zijn voor onze klanten, door te luisteren naar hun noden en bij problemen constructief te zoeken naar een oplossing.”
Succesfactor
En dan is het zover: op een gegeven moment loopt het project ten einde. Een ideaal moment voor een laatste overlegmoment met de klant. “Tijdens die afsluitende meeting gebeurt er een laatste validatie, evalueren we het project samen met de klant en kijken we ook vanuit strategisch oogpunt naar de toekomst op langere termijn. Uiteraard kan ook de klant zijn agendapunten toevoegen.”
Het project voor VUB / ULB zit momenteel in die afsluitende fase. “Wat mij uiterst tevreden stemt, is de team spirit, zowel intern bij Belnet als samen met de klant. Die vormde een echte succesfactor om binnen de timing tot een mooi resultaat te leiden bij beide klanten”, besluit Elke Dierckens.
Hebt u een project dat u met Belnet wenst te bespreken?