FedSender - Technical FAQ

Over FedSender

Ik heb een vraag over het gebruik van FedSender. Met wie moet ik contact opnemen?        
Kan ik FedSender ook gebruiken als mijn organisatie geen lid van G-Cloud ShaD?           
Als mijn organisatie lid is van G-Cloud ShaD, hoe kan ik dan FedSender bekomen?           
Wat is het verschil tussen FedSender en FileSender?           
Werkt FedSender ook op een tablet of smartphone?           
Kan ik meerdere bestanden tegelijk versturen?           
Wat zijn de algemene aanbevelingen?           
Hoe lang blijft mijn bestand beschikbaar voor download door de ontvanger?           
Als een upload wordt onderbroken, moet ik dan opnieuw beginnen om gegevensverlies te voorkomen?           
Kan ik mensen uitnodigen die geen toegang hebben tot FileSender?

Over veiligheid

Voldoet FedSender aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU?           
Hoe wordt de overeenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens opgesteld?           
Hoelang bewaart u mijn persoonsgegevens?           
Zijn de host-bestanden veilig?           
Kunnen we een antivirusscan uitvoeren op geïmporteerde bestanden?           
Ik heb een bestand naar de verkeerde persoon gestuurd. Kan ik mijn downloadlink annuleren?           
De downloadtermijn is vervallen. Kan ik het bestand toch nog terugkrijgen?           
Kunnen bestanden worden gecodeerd voor een extra beveiligingslaag?           
Waarom worden mijn gegevens versleuteld?           
Als mijn bestand versleuteld is, hoe kan de ontvanger dan de inhoud zien?           
Moeten onze gebruikers worden ontmoedigd om het coderingswachtwoord toe te voegen aan de e-mail van de ontvanger?           
Hoe veilig is de versleuteling?           
Wat is end-to-end-versleuteling?

Configuratie

Hoe gebruik ik de Rest API voor Belnet FedSender?         
Hoe Azure AD configureren als IdP voor Single Sign On beheer op Belnet Fedsender (optredend als Service Provider)? 
Is FedSender een 'single tenant' of 'multi-tenant' applicatie? 
Is het mogelijk om de standaardinstellingen aan te passen voor mijn organisatie? 
Is het mogelijk om bepaalde opties verplicht te maken? 

Over de interface

Hoe kan ik verbinding maken met de FedSender-interface?           
Wat moet ik doen als ik een fout maak bij het selecteren van mijn IdP?           
Hoe kan ik de taal van de interface wijzigen?           
Hoe kan ik zien of mijn bestand is geüpload?           
Kan ik een samenvatting van mijn verzonden items bekijken in de interface?           
Kan ik de tijdlijn en status van mijn verzonden items controleren?           
Kan ik de ontvanger een herinnering sturen?           
Kan ik de beschikbaarheidsduur van verzonden bestanden verlengen?           
Kan ik tijdens de verzending van een bestand nog ontvangers toevoegen?

Ik heb een vraag over het gebruik van FedSender. Met wie moet ik contact opnemen?

Neem contact op met de ICT-afdeling van uw organisatie.

Kan ik FedSender ook gebruiken als mijn organisatie geen lid van G-Cloud ShaD?

Ja. Sinds januari 2023 heeft Belnet een Discovery Service opgezet om de IdP van uw organisatie als authenticatiemethode op te nemen. 

FedSender is een betaalde dienst. Neem contact op met uw lokale IT-verantwoordelijke, zodat hij of zij contact kan opnemen met onze klantendienst.

Uw Organisatie zal dus haar IdP moeten configureren om de Belnet Fedsender Service Provider toe te voegen.

Als mijn organisatie lid is van G-Cloud ShaD, hoe kan ik dan FedSender bekomen?

FedSender is een betaalde dienst. Neem contact op met uw lokale IT-verantwoordelijke, zodat hij of zij contact kan opnemen met onze klantendienst.

Zodra uw instelling akkoord is gegaan en het contract heeft ondertekend, krijgt u toegang tot FedSender.

Wat is het verschil tussen FedSender en FileSender?

FileSender is een toepassing bestemd voor instellingen die lid zijn van de Belnet R&E Federation, terwijl FedSender is bedoeld voor overheden, overheidsorganisaties en openbare diensten. FedSender is een betaalde dienst.

Het volume dat per verzending en per gebruiker kan worden doorgestuurd, is 1 TB voor FedSender en 5 TB voor FileSender.

Werkt FedSender ook op een tablet of smartphone?

Ja, op voorwaarde dat u een recente versie van een courante browser gebruikt. We kunnen niet garanderen dat encryptie op alle apparaten werkt.

Kan ik meerdere bestanden tegelijk versturen?

Ja, u kunt tot 100 bestanden tegelijk versturen (u kunt echter maximaal 1 TB per keer versturen. Het maximumvolume is 1 TB per verzending en per gebruiker). De verschillende beperkingen in termen van limieten worden beschreven in de "Help"-sectie van de interface. (Instellingen van deze dienst).

Wat zijn de algemene aanbevelingen?

• We raden aan de meest recente versie van Firefox, Chrome of Safari te gebruiken.
• Schakel uw advertentieblokker of 'no-JavaScript'-extensie uit voor https://fedsender.belnet.be.
• Gebruik een kabelverbinding (of een wifiverbinding als u een sterk signaal hebt) voor het uploaden of downloaden van grote bestanden (>1 GB).
• Bestandsversleuteling wordt niet ondersteund door Internet Explorer maar wel door « Microsoft Edge ».
• Ook zijn er smartphones of tablets waarop bestandsversleuteling niet werkt.

Hoe lang blijft mijn bestand beschikbaar voor download door de ontvanger?

Standaard is dat 7 dagen, maar u kunt de termijn zelf kiezen, gaande van 1 dag tot 31 dagen.

Als een upload wordt onderbroken, moet ik dan opnieuw beginnen om gegevensverlies te voorkomen?

Nee, u kunt het uploaden pauzeren en later hervatten. Het is echter niet altijd mogelijk om een bestand te herstellen.

Hoe Azure AD configureren als IdP voor Single Sign On beheer op Belnet Fedsender (optredend als Service Provider)?

Vindt alle informatie om Azure AD te configureren als IdP (Identity Provider) in deze setup handleiding (Laatste update: 19/02/2024).

Kan ik mensen uitnodigen die geen toegang hebben tot FileSender?

In het gedeelte "Guests" van de interface kunt u een voucher sturen naar een gast die FedSender kan gebruiken om u een of meer bestanden te sturen.

Om een voucher aan te maken, voert u het e-mailadres van de gast in en klikt u op Stuur voucher. De gast ontvangt een e-mail met een link om de voucher te gebruiken.

De gast kan de voucher binnen 14 dagen gebruiken.

Over veiligheid

Voldoet FedSender aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU?

Ja, FedSender voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Hoe wordt de overeenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens opgesteld?

Er is geen verwerkingsovereenkomst, maar er wordt een contract opgesteld dat door beide partijen moet worden ondertekend bij de aankoop van de dienst, waarin de bescherming van persoonsgegevens is opgenomen.

Hoelang bewaart u mijn persoonsgegevens?

FedSender slaat geen persoonsgegevens op, behalve de informatie die nodig is voor de verzending zelf, d.w.z. het e-mailadres en het IP-adres. Deze adressen worden tot twee maanden na de verzending bewaard. De aanmelding en autorisatie verlopen via G-Cloud ShaD. Zie de pagina over vertrouwelijkheid op de interface.

Zijn de host-bestanden veilig?

Ja, de servers zijn eigendom van Belnet en worden beheerd volgens de strengste veiligheidsnormen.

Kunnen we een antivirusscan uitvoeren op geïmporteerde bestanden?

Dit is technisch onmogelijk om twee redenen:

• Bestanden worden gefragmenteerd wanneer ze naar onze servers worden geüpload.

• Er is geen antivirusprogramma op de markt dat bestanden tot 5 TB kan scannen.

Ik heb een bestand naar de verkeerde persoon gestuurd. Kan ik mijn downloadlink annuleren?

Ja, u kunt de ontvanger of het verzonden bestand op elk moment verwijderen.

De downloadtermijn is vervallen. Kan ik het bestand toch nog terugkrijgen?

Nee, zodra de downloadtermijn is verstreken, wordt het bestand van de server verwijderd zonder enige mogelijkheid om het terug te krijgen.

Kunnen bestanden worden gecodeerd voor een extra beveiligingslaag?

Ja, u kan versleutelde bestanden versturen en deze beveiligen met een wachtwoord.

Waarom worden mijn gegevens versleuteld?

De versleuteling van gegevens voegt een extra beveiligingslaag toe voor het geval iemand toegang krijgt tot onze servers. Voor de versleuteling geldt een limiet van 8 GB per bestand. Versleuteling wordt niet ondersteund door Internet Explorer maar wel door "Microsoft Edge".

Als mijn bestand versleuteld is, hoe kan de ontvanger dan de inhoud zien?

U moet het versleutelingswachtwoord naar de ontvanger sturen via sms of het hem telefonisch of op een andere manier laten weten.

Moeten onze gebruikers worden ontmoedigd om het coderingswachtwoord toe te voegen aan de e-mail van de ontvanger?

Ja, om veiligheidsredenen. Een waarschuwing voor gebruikers is beschikbaar in het gedeelte over wachtwoordcodering van de interface.

Hoe veilig is de versleuteling?

We gebruiken end-to-end AES-GCM-versleuteling.

Wat is end-to-end-versleuteling?

Het bestand wordt lokaal versleuteld, de versleutelde versie wordt verzonden en op onze servers opgeslagen. De ontvanger downloadt vervolgens de versleutelde versie en bekijkt die in zijn browser.         


 

Configuratie

Hoe gebruik ik de Rest API voor Belnet FedSender?

U vindt alle nodige documentatie in dit bestand.

Hoe Azure AD configureren als IdP voor Single Sign On beheer op Belnet Fedsender (optredend als Service Provider)?

Vindt alle informatie om Azure AD te configureren als IdP (Identity Provider) in deze setup handleiding (Laatste update: 20/01/2023).

Is FedSender een 'single tenant' of 'multi-tenant' applicatie?

FedSender is een 'multi-tenant' applicatie, waarbij elke gebruiker/organisatie dezelfde instantie van de applicatie gebruikt. Dit betekent ook dat er geen onderscheid wordt gemaakt tussen gebruikers van verschillende organisaties.

Is het mogelijk om de standaardinstellingen aan te passen voor mijn organisatie?

Nee, want FedSender is een 'multi-tenant' applicatie. Om dat wel mogelijk te maken, zouden veel basisaspecten van de applicatie moeten worden aangepast om er een 'single tenant' van te maken. Dat is momenteel niet mogelijk.

Is het mogelijk om bepaalde opties verplicht te maken?

De optie die we op dit moment verplicht kunnen maken, is encryptie, omdat dit een optie is waar vaak om wordt gevraagd.

Over de interface

Hoe kan ik verbinding maken met de FedSender-interface?

Als uw organisatie een FedSender klant is, wordt de FedSender-instantie ondersteund door uw organisatie. U kunt zich dus authenticeren om verbinding te maken met de FedSender-interface. Als u niet weet of uw organisatie klant is, neem dan contact op met uw IT-ondersteuningsteam.

1. Klik in het beginscherm op 'Aanmelden'.   
   
   
2. Selecteer uw organisatie in de lijst. Het is belangrijk dat u de juiste Identity Provider (IdP) selecteert wanneer u zich voor het eerst authenticeert bij Belnet FedSender.
3. Als uw organisatie niet in de lijst staat, selecteer dan 'G-Cloud' bovenaan de lijst.

Selecteer nooit Belnet Staff of Belnet Staff Duo MFA.

Wat moet ik doen als ik een fout maak bij het selecteren van mijn IdP?

Als u een verkeerde selectie hebt gemaakt, wis dan het cachegeheugen en de cookies van uw browser om de verkeerde IdP uit de cache te verwijderen en begin opnieuw.

Hoe kan ik de taal van de interface wijzigen?

Klik op "Mijn Profiel" in het menu linksboven en wijzig de taal.

Hoe kan ik zien of mijn bestand is geüpload?

U kunt ervoor kiezen om na elke stap van het proces een rapport te ontvangen. Daarnaast hebt u via de portaalsite toegang tot de status van de bestanden en downloads. Aan het eind van de upload verschijnt een klein pop-upvenster en verschijnt het geüploade bestand bij uw verzonden items.

Kan ik een samenvatting van mijn verzonden items bekijken in de interface?

Klik na verzending op het kleine plusteken "+" om uw verzonden item te bekijken.           

Kan ik de tijdlijn en status van mijn verzonden items controleren?

U kunt de verzendstatus bekijken onder "Mijn Transfers" door op de knop "Bekijk de transfer logs" te klikken.           

          

U kunt ook de activiteiten van de ontvanger en een specifiek bestand controleren. Klik in beide gevallen op de pijl die naar links wijst.           

Kan ik de ontvanger een herinnering sturen?

Ja, klik op het pictogram "Verstuur herinnering".

Kan ik de beschikbaarheidsduur van verzonden bestanden verlengen?

U kunt de beschikbaarheidsduur van een bestand met 5 dagen en daarna nog eens met 3 dagen verlengen. Klik daarvoor op het kalenderpictogram in de kolom "Acties" rechtsboven in uw scherm.

Kan ik tijdens de verzending van een bestand nog ontvangers toevoegen?

Zolang de verzending niet is voltooid, kunt u nog ontvangers toevoegen via de interface. Klik daarvoor op het enveloppictogram in de kolom "Acties" rechtsboven in uw scherm.