FedSender - Technical FAQ

À propos de FedSender

J'ai une question concernant l'utilisation de FedSender, à qui dois-je m'adresser ?               
Puis-je utiliser FedSender, même si mon organisation n'est pas membre du G-Cloud ShaD ?                  
Si mon organisation est membre du G-Cloud ShaD, comment puis-je obtenir FedSender ?                  
Quelle est la différence entre FedSender et FileSender ?                  
FedSender fonctionne-t-il aussi sur tablette ou smartphone ?                  
Est-il possible d'envoyer plusieurs fichiers en même temps ?                  
Quelles sont les recommandations générales ?                  
Combien de temps mon fichier reste-t-il disponible pour le téléchargement par le destinataire ?                  
En cas d'interruption d'un upload, dois-je recommencer pour éviter la perte de données ?                   
Puis-je inviter des personnes qui n'ont pas accès à utiliser FedSender ?

À propos de la sécurité

FedSender est-il conforme au RGPD ?                  
Comment s’établit l’accord de traitement des données à caractère personnel ?    
Combien de temps conservez-vous mes données personnelles ?                  
Les fichiers en dépôt sont-ils sécurisés ?                  
Pouvons-nous effectuer une analyse antivirus des fichiers importés ?           
J'ai envoyé un fichier à la mauvaise personne, puis-je annuler mon lien de téléchargement ?                  
Mon fichier a expiré, puis-je le récupérer ?                  
Peut-on chiffrer les fichiers pour apporter une couche de sécurité supplémentaire ?          
Pourquoi mes données sont-elles chiffrées ?                  
Si mon fichier est chiffré, comment le destinataire peut-il accéder au contenu ?                 
Doit-on dissuader nos utilisateurs d'ajouter le mot de passe de cryptage dans le mail du destinataire ?       
Comment le chiffrage est-il sécurisé ?      
Qu'est-ce que le chiffrage « end-to-end » ? 

Configuration

Comment utiliser les Rest API pour Belnet FedSender ?               
Comment configurer Azure AD comme IdP pour la gestion de l'authentification unique sur Belnet Fedsender (agissant en tant que Service Provider) ?            
FedSender est une application ‘single-tenant’ ou ‘multi-tenant’?         
Est-il possible d’adapter les paramètres par défaut pour mon organisation ?         
Est-il possible de rendre certaines options obligatoires ?

À propos de l'interface

Comment puis-je me connecter à l'interface FedSender ?                  
Que dois-je faire en cas d’erreur dans la sélection de mon IdP ?  
Comment puis-je changer la langue de l'interface ?                  
Comment puis-je vérifier si mon fichier a été correctement envoyé ?                  
Puis-je voir le résumé de mes envois sur l'interface ?                  
Puis-je vérifier la timeline et l'état de mes envois ?                  
Puis-je envoyer un rappel au destinataire ?                  
Puis-je prolonger la validité d'un dépôt dans le temps ?                  
Puis-je ajouter des destinataires lors de l'envoi d'un fichier ?

J'ai une question concernant l'utilisation de FedSender, à qui dois-je m'adresser ?

Nous vous invitons à prendre contact avec votre service ICT, au sein de votre organisation.

Puis-je utiliser FedSender, même si mon organisation n'est pas membre du G-Cloud ShaD ?

Oui. Depuis janvier 2023, Belnet a mis en place un service de découverte pour répertorier l'IdP de votre organisation comme méthode d'authentification. 

FedSender est un service payant. Veuillez contacter votre responsable informatique local afin qu'il prenne contact avec notre service clientèle.

Votre Organisation devra donc configurer son IdP afin d'ajouter le Service Provider Belnet Fedsender.

Si mon organisation est membre du G-Cloud ShaD, comment puis-je obtenir FedSender ?

FedSender est un service payant. Veuillez contacter votre responsable informatique local pour qu’il puisse prendre contact avec notre service clientèle.

Après accord de votre institution et signature du contrat, vous aurez accès à FedSender.

Quelle est la différence entre FedSender et FileSender ?

Alors que FileSender est une application destinée aux institutions membres de la Belnet R&E Federation, FedSender est destinée aux administrations, organisations gouvernementales et aux services publics. Belnet FedSender est un service payant.

Le quota, par dépôt et par utilisateur, est de 1 TB pour FedSender contre 5 TB pour FileSender.

FedSender fonctionne-t-il aussi sur tablette ou smartphone ?

Oui, si votre navigateur est récent et à jour. Il se peut toutefois que le chiffrage ne fonctionne pas. Nous ne garantissons pas son fonctionnement sur tous les appareils.

Est-il possible d'envoyer plusieurs fichiers en même temps ?

Oui, vous pouvez envoyer jusqu'à 100 fichiers en même temps (mais vous êtes limité par le volume maximum de 1 TB par transfert ; le quota est de 1 TB par dépôt et par utilisateur). Les différentes contraintes en termes de limites sont décrites dans la section "Help" de l'interface.

Quelles sont les recommandations générales ?

• Nous vous recommandons d'utiliser la version la plus récente de Firefox, Chrome ou Safari.
• Veuillez désactiver votre extension ad-blocker ou no-JavaScript pour https://fedsender.belnet.be.
• Veuillez utiliser une connexion par cable (ou une connexion Wi-Fi si vous disposez d'un signal puissant) pour l'envoi ou la réception de fichiers volumineux (>1 Go).
• Le chiffrage des fichiers n'est pas pris en charge par Internet Explorer mais bien par « Microsoft Edge ».
• Le fonctionnement du chiffrage des fichiers n'est pas garanti sur les smartphones ou les tablettes.

Combien de temps mon fichier reste-t-il disponible pour le téléchargement par le destinataire ?

Par défaut, 7 jours, mais vous pouvez choisir un délai compris entre 1 jour et 31 jours.

J'ai interrompu l'envoi d'un fichier. Dois-je recommencer ?

Non, vous pouvez mettre l'envoi en pause et le reprendre plus tard. La récupération n'est toutefois pas toujours possible.

Puis-je inviter des personnes qui n'ont pas accès à utiliser FedSender ?

Dans la section "Guests" de l'interface, vous pouvez envoyer un voucher à un invité qui pourra utiliser FedSender pour vous envoyer un ou des fichiers.

Pour créer un voucher, entrez l'adresse email du guest et cliquer sur "Send Voucher". Il recevra un email comprenant un lien pour utiliser le voucher.

Vous pouvez choisir la date d'expiration du voucher avec une limite de 14 jours maximum.

Sur la sécurité

FedSender est-il conforme au RGPD ?

Oui, FedSender est conforme au RGPD.

Comment s’établit l’accord de traitement des données à caractère personnel ?

Il n'y a pas d'accord de traitement, mais un contrat à signer par les deux parties est établi lors de l'achat du service, dans lequel la protection des données à caractère personnel est incluse.

Combien de temps conservez-vous mes données personnelles ?

Aucune donnée personnelle n'est stockée par FedSender, à l'exception des informations requises pour le transfert lui-même, à savoir l'adresse e-mail et l'adresse IP qui sont conservées pendant deux mois après l'expiration du dépôt. La connexion et l'autorisation sont effectuées via G-Cloud ShaD. Voir page consacrée à la confidentialité sur l'interface.

Les fichiers en dépôt sont-ils sécurisés ?

Oui, les serveurs sont détenus et administrés par Belnet conformément aux normes de sécurité les plus strictes.

Pouvons-nous effectuer une analyse antivirus des fichiers importés ?

C’est techniquement impossible pour deux raisons :

• Les fichiers sont fragmentés lorsqu'ils sont uploadés sur nos serveurs.
• Il n'existe pas d'antivirus sur le marché capable de scanner des fichiers jusqu'à 5TB.

J'ai envoyé un fichier à la mauvaise personne, puis-je annuler mon lien de téléchargement ?

Oui, vous pouvez supprimer le destinataire ou le dépôt à tout moment.

Mon fichier a expiré, puis-je le récupérer ?

Non, le fichier est supprimé immédiatement après expiration du serveur, sans aucun moyen de le récupérer. Les fichiers restent valides 31 jours maximum. 

Peut-on chiffrer les fichiers pour apporter une couche de sécurité supplémentaire ?

Oui, il est possible d'envoyer des fichiers cryptés et de les protéger par un mot de passe.

Pourquoi mes données sont-elles chiffrées ?

Le chiffrage des données ajoute une couche de sécurité supplémentaire dans le cas éventuel où quelqu'un accéderait à nos serveurs. Une limite de 8 GB maximum par fichier est imposée pour le chiffrage. Le chiffrage n'est pas du tout pris en charge par Internet Explorer mais bien par « Microsoft Edge ».

Si mon fichier est chiffré, comment le destinataire peut-il accéder au contenu ?

Vous devez envoyer le mot de passe de chiffrage au destinataire par SMS, téléphone ou tout autre moyen. 

Doit-on dissuader nos utilisateurs d'ajouter le mot de passe de cryptage dans le mail du destinataire ?

 Oui, pour des raisons de sécurité. Un avertissement pour les utilisateurs est disponible dans la section concernant le chiffrage du mot de passe sur l'interface.

Comment le chiffrage est-il sécurisé ?

Nous utilisons un chiffrage AES-GCM « end-to-end ».

Qu'est-ce que le chiffrage « end-to-end » ?

Après avoir été chiffrée localement, la version chiffrée du fichier est envoyée à nos serveurs où elle est stockée. Le destinataire peut ensuite télécharger cette version chiffrée et le déchiffrer dans son navigateur.

Configuration

Comment utiliser les Rest API pour Belnet Fedsender ?

Vous trouverez toute la documentation nécessaire dans ce fichier.

Comment configurer Azure AD comme IdP pour la gestion de l'authentification unique sur Belnet Fedsender (agissant en tant que Service Provider) ?

Trouvez toutes les informations pour configurer Azure AD comme IdP (Identity Provider) dans ce guide de configuration (Dernière mise à jour : 19/02/2024).

FedSender est une application ‘single-tenant’ ou ‘multi-tenant’?

FedSender est une application ‘multi-tenant’, chaque utilisateur/organisation utilise la même instance de l'application. Cela signifie également qu'il n'y a pas de différenciation entre les utilisateurs des différentes organisations.

Est-il possible d’adapter les paramètres par défaut pour mon organisation ?

Non, car FedSender est une application ‘multi-tenant’. Pour le permettre, il faudrait modifier de nombreux aspects fondamentaux de l’application afin de la rendre ‘single-tenant’. Ce qui n’est pas possible actuellement.

Est-il possible de rendre certaines options obligatoires ?

L'option que nous pouvons actuellement rendre obligatoire est le cryptage, car c'est une option souvent demandée.

À propos de l'interface

Comment puis-je me connecter à l'interface FedSender ?

Si votre organisation est cliente, l’instance FedSender est supportée par votre organisation. Vous pouvez donc vous authentifier afin de vous connecter à l’interface FedSender. Si vous ne savez pas si votre organisation est cliente, prenez contact avec votre support IT.

1. Sur l'écran d'accueil, cliquez sur "Connexion"    
   
   

2. sélectionnez votre organisation dans la liste. Il est important de sélectionner le bon fournisseur d'identité (IdP), la première fois que vous vous authentifiez sur Belnet FedSender. 

3. Si votre organisation ne se trouve pas dans la liste, sélectionner 'G-Cloud' en tête de liste.

 Ne sélectionnez jamais 'Belnet Staff' ou Belnet Staff Duo MFA. 

Que dois-je faire en cas d’erreur dans la sélection de mon IdP ?

Si vous avez fait une mauvaise sélection, effacez le cache de votre navigateur et vos cookies pour supprimer le mauvais IdP du cache et recommencez.

Comment puis-je changer la langue de l'interface ?

Cliquez sur « Mon profil » dans le menu supérieur gauche pour accéder à l'option de changement de langue.

Comment puis-je vérifier si mon fichier a été correctement envoyé ?

Vous pouvez choisir de recevoir un rapport après chaque étape du processus et vous avez accès, via le portail, à l'état des fichiers et des téléchargements. À la fin de l'envoi, une petite fenêtre s'affiche et le fichier envoyé apparaît dans vos envois.

Puis-je voir le résumé de mes envois sur l'interface ?

Après l'envoi, cliquez sur le petit « + » pour voir votre dépôt.                  

Puis-je vérifier la timeline et l'état de mes envois ?

Le suivi de l'état de votre envoi est disponible dans la section « Dépôts » si vous cliquez sur le bouton « Consulter l'audit ».                  
                 
                 

Vous pouvez également concentrer votre suivi sur les activités du destinataire et sur un fichier spécifique. Dans les deux cas, cliquez sur la flèche pointant vers la gauche.                  

Puis-je envoyer un rappel au destinataire ?

Oui, cliquez sur l'icône « Envoyer un rappel ». Sous le titre Destinataires.

Puis-je prolonger la validité d'un dépôt dans le temps ?

Il est possible de prolonger la période de disponibilité d'un fichier de 5 jours, puis encore de 3 jours. Pour cela, cliquez sur l'icône en forme de calendrier dans la colonne « actions », dans le coin supérieur droit de votre écran.

Puis-je ajouter des destinataires lors de l'envoi d'un fichier ?

Si le dépôt est toujours disponible, il est encore possible d'ajouter des destinataires via l'interface. Pour cela, cliquez sur l'icône en forme d’enveloppe dans la colonne « actions », dans le coin supérieur droit de votre écran.