Belnet test zijn crisismanagement- en communicatieprocedures tijdens tabletopoefening

Op 21 oktober namen medewerkers uit verschillende units van Belnet deel aan een tabletopoefening. Gedurende 2 uur vormden zij samen het Belnet crisisteam en moesten ze een gesimuleerde crisis doorstaan. Doel: onze bestaande procedures rond crisismanagement- en communicatie testen én bijsturen om in de toekomst nog beter voorbereid te zijn.

Eerder dit jaar organiseerde het Europese onderzoeks- en onderwijsnetwerk GÉANT een training voor alle nationale onderzoeksnetwerken (NREN’s) die interesse hadden om een crisisoefening te houden in hun eigen organisatie. Heel wat NREN’s, waaronder Belnet, beschouwden deze training als een opportuniteit om hun bestaande crisisplan aan een grondige test te onderwerpen.

Tijdens de training werd het concept van een tabletopoefening uitgebreid toegelicht. Dit is een specifiek type oefening waarbij deelnemers zonder reële impact op de organisatie procedures en samenwerkingen kunnen testen. Het is eveneens een goede manier om eventuele ‘gaps’ of hindernissen te identificeren. Een crisismanagementplan wordt namelijk het best in vredestijd getest en bijgestuurd.

Een man houdt met zijn hand vallende dominosteentjes tegen

Realistisch scenario

Na de training waren we klaar om een oefening op maat van Belnet uit te werken. We stelden onze doelen scherp en schakelden collega’s van technische units in om een zo realistisch mogelijk scenario en draaiboek op te stellen. Deze collega’s vormden samen het “response team” en zorgden ervoor dat het crisisteam van Belnet de nodige input kreeg tijdens de tabletop. Om het scenario nog realistischer te maken, deden we ook een beroep op de medewerking van externen die een specifieke rol als klant of journalist opnamen.

Gecoördineerde aanpak

Bij de start van de oefening werd het crisisteam gebrieft over de context en kregen de deelnemers enkele praktische richtlijnen. Daarna was het tijd voor het echte werk. De tabletop kwam op gang met een incident dat op zeer korte tijd tot een crisis escaleerde die een gecoördineerde aanpak vereiste.

Hoewel er aan het begin van de crisis weinig tot geen informatie bekend was over de oorzaak en de precieze impact, ontstond er meteen een dringende behoefte om te communiceren naar onze verschillende doelgroepen. Zo kreeg het Belnet crisisteam te maken met telefoontjes van klanten, journalisten, vragen van interne medewerkers en via sociale media.

Actieplan

Het crisisteam slaagde erin om snel prioriteiten te stellen en gedurende de hele crisis efficiënt samen te werken met het response team. Ook zorgden de leden van het crisisteam ervoor dat de verschillende stakeholders van Belnet werden gerustgesteld en op regelmatige basis werden geïnformeerd, ondanks de tijdsdruk en de beperkte informatie waarover ze beschikten.

Uiteraard konden we tijdens de oefening ook een reeks verbeterpunten detecteren waarmee we de komende weken en maanden aan de slag gaan. Onder meer door nog meer duidelijkheid te scheppen over rollen en verantwoordelijkheden en door het uitwerken van een ‘quickstart’ versie van ons crisisplan zullen onze teams nog beter voorbereid zijn op crisissituaties.

Copyright © 2019 Belnet.