Verwerkingsbeleid van de persoonsgegevens van geregistreerde gebruikers van de klant voor Belnet guestroam

1. Guestroam-toegang: request & account

Belnet vergemakkelijkt het beheer van gastaccounts voor de instellingen die al gebruikmaken van de govroam/eduroam services. Deze instellingen zullen gastgebruikers inschrijven als tijdelijke eduroam/govroam gebruikers via een webinterface van Belnet.

Drie verschillende actoren worden hierbij onderscheiden, ieder met een specifieke rol:

De bezoeker die een guestroam request invult om een tijdelijk guestroam account te krijgen.
Belnet die de rol opneemt van guestroam identity provider om de bezoeker de mogelijkheid te geven een tijdelijk gastaccount aan te vragen en te ontvangen van een organisatie die gebruikmaakt van de govroam/eduroam service die hij/zij wil bezoeken.
De te bezoeken organisatie zelf die belast is met het valideren van het guestroam account zodat de bezoeker kosteloos van de roaming gebruik kan maken (hierna Visiting resource roaming provider genoemd).

De wederzijdse rechten en verplichtingen tussen Belnet en de Visiting resource roaming provider zijn vastgelegd in een overeenkomst voor toetreding tot de eduroam/govroam service van Belnet.

Dit beleid legt de wederzijdse rechten en plichten vast tussen de bezoeker en Belnet.

2. Verwerking van de persoonsgegevens van de Guestroam-bezoeker

Verwerkingsverantwoordelijke: Belnet

Bij het verlenen van de guestroam service treedt Belnet op als de verwerker van de persoonsgegevens van de bezoeker, zoals hieronder aangegeven.

Belnet is een staatsdienst in afzonderlijk beheer, opgericht binnen het Federaal Wetenschapsbeleid en gevestigd aan de Simon Bolivarlaan 30, 1000 Brussel, België, tel. 02/790.33.33, fax 02/790.33.34.

Functionaris voor gegevensbescherming

De functionaris voor gegevensbescherming bij Belnet is de contactpersoon voor alle vragen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het algemeen, en dit verwerkingsbeleid voor de persoonsgegevens in het bijzonder. Met de functionaris voor gegevensbescherming kan contact worden opgenomen door te mailen naar dpo@belnet.be.

Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrondslag voor verwerking

(i) Verwerkingsdoeleinden

De hogervermelde persoonsgegevens worden enkel ingezameld en verwerkt met het doel om het door de gebruiker gevraagde gastaccount voor eduroam/govroam te kunnen verstrekken.

(ii) rechtsgrond van de verwerking

Bij het invullen van een guestroam request vragen we de bezoeker om een aantal persoonsgegevens in te vullen. Deze persoonsgegevens zijn nodig om de guestroam service te kunnen bieden.

Categorieën persoonsgegevens

•   naam
•   e-mail adres
•   persoonlijke gebruikersnaam en een code (wachtwoord)
•   mobiel telefoonnummer
•   logs

Ontvangers van persoonsgegevens

Belnet beperkt de toegang tot de persoonsgegevens tot medewerkers, subverwerkers en ontvangers van persoonsgegevens, tot het strikt noodzakelijke minimum. Belnet biedt alleen toegang aan werknemers voor wie toegang tot de persoonsgegevens vereist is.

De toegang tot de in een guestroam request vermelde persoonsgegevens is beperkt tot de daartoe geautoriseerde personeelsleden van Belnet.

De openbaarmaking van persoonsgegevens is beperkt tot de personen van de bezoekende organisatie die voor dit doel geregistreerd en geautoriseerd zijn bij Belnet en tot geautoriseerde personen van de bezochte instelling.

Bewaringstermijn

De persoonsgegevens worden bewaard gedurende één maand vanaf het verstrijken van de einddatum van het tijdelijke guestroam account.

Rechten van de betrokkene en het uitoefenen van de rechten

(i) Rechten van de betrokkene

De betrokkene heeft het recht een verzoek aan Belnet te sturen om persoonsgegevens te bekijken, te wijzigen of te wissen of de verwerking ervan te beperken. De betrokkene heeft ook het recht bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht de gegevens over te dragen.

(ii) Uitoefening van de rechten van de betrokkene

Betrokkenen kunnen bovenstaande rechten uitoefenen door een mail te sturen naar dpo@belnet.be.

In overeenstemming met de bepalingen van de verordening zal Belnet uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek hierop reageren. De periode kan, indien nodig, met twee maanden worden verlengd afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken.

Intrekken van toestemming

Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor een of meer verwerkingsdoeleinden, kan de betrokkene zijn/haar toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking doet geen afbreuk aan de wettigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan.

Indiening van een klacht door de betrokkene

Om een klacht in te dienen kan de betrokkene een aanvraag richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit op het volgende adres:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be

Geen geautomatiseerde individuele besluitvorming

Bij de verwerking van deze persoonsgegevens door Belnet vindt geen geautomatiseerde individuele besluitvorming plaats.

Technische en organisatorische maatregelen

Belnet verbindt zich ertoe passende technische en organisatorische maatregelen te nemen bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens, en dit in overeenstemming met de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming om een veiligheidsniveau te garanderen dat in verhouding staat tot het risico.

Bij de beoordeling van het juiste veiligheidsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens wordt rekening gehouden met de verwerkingsrisico's, zoals het gevolg van de vernietiging, het verlies, de verandering van of onwettige toegang tot verzonden en opgeslagen verwerkte persoonsgegevens, die per ongeluk of ten onrechte kunnen plaatsvinden.

3. Beleid voor acceptabel gebruik

Verantwoordelijkheid voor de identificatiegegevens

De gebruiker die een guestroam request indient en een guestroam-account ontvangt, is verantwoordelijk voor het gebruik van zijn/haar guestroam-identificatiegegevens.

Geoorloofd gebruik

De gebruiker die een guestroam account ontvangt, moet de voorschriften voor acceptabel gebruik van de Visiting resource roaming provider naleven.

Misbruik

De gebruiker die een guestroam account ontvangt, dient, indien hij/zij vermoedt dat zijn/haar eduroam/govroam-identificatiegegevens zijn misbruikt, dit (risico op) misbruik onmiddellijk aan Belnet en de Visiting resource roaming provider mee te delen.

Logs die worden bewaard

Belnet verzamelt ook informatie in logbestanden. De logs die worden bewaard, bevatten alleen verkeersgegevens. Deze informatie wordt door Belnet gebruikt voor interne doeleinden en verkeersanalyse. De logs worden één maand bewaard.

4. Geschillen

Het Belgische recht is van toepassing op geschillen die verband houden met (niet)naleving van dit guestroam-toegangsbeleid. De rechtbanken van Brussel zijn bevoegd.

5. Wijzigingen aan het guestroam-beleid

Belnet behoudt zich het recht voor dit beleid te wijzigen. Het gewijzigde beleid zal op deze website worden gepubliceerd en zal dertig dagen na de eerste kennisgeving van kracht worden.