Davina Leysen , Project Management Assistant
L'unité Project Management Office (PMO) de Belnet veille à la bonne organisation des grands projets transversaux. Cela se fait selon les principes de Prince2, une méthode structurée de gestion de projet. Cela implique aussi un suivi important. Davina travaille comme assistante de gestion de projet et assume elle-même régulièrement le rôle de chef de projet. Découvrez à quoi ressemble sa journée de travail.
8 h 30 – Arrivée au bureau
Le train n'a pas eu de retard et mes collègues arrivent un à un.
9 h 00 – Préparation de la réunion avec l'équipe de projet
Cet après-midi, je suis avec l'équipe de projet pour un des projets que je gère actuellement. En guise de préparation, je vérifie avec la cellule d'achat si la livraison de notre commande s'est déroulée correctement. Je réponds également à quelques courriels.
10 h 00 – Project Board
Chaque semaine, nous avons un Project Board avec la direction, le responsable du programme et les chefs de projet (PM) qui ont amené un sujet. Cette concertation est importante pour le suivi correct de tous les projets en cours au sein de Belnet. Je m'occupe du compte rendu de la réunion, qui est bien rempli cette semaine.
Nous commençons par la discussion d'un nouveau projet au sein de Belnet. Ensuite, deux collègues font le point sur l'avancement de leur projet et proposent leur Document d’initiation de projet (DIP) afin de passer à la phase suivante de leur projet. Un chef de projet a déposé une demande de changement : en raison de circonstances imprévues, une augmentation du budget est notamment nécessaire. Après concertation, il est décidé que le chef de projet doit retravailler son dossier d'analyse avec ses parties prenantes, afin que nous puissions décider si le projet restera rentable ou non.
12 h 30 – Lunch
Aujourd'hui, avec quelques collègues, je vais manger dans un restaurant qui se trouve de l'autre côté de la rue.
13 h 30 – Établissement des prévisions de ressources
Nous demandons à tous nos collègues de compléter mensuellement leurs timesheets personnelles pour les projets. Hier, c'était l'échéance et aujourd'hui, je consolide toutes les données. Notre équipe ICT-Logistics a mis au point un outil qui me permet de le faire rapidement et facilement.
Ensuite, je mets ces documents à côté des prévisions de ressources du projet et j'envoie les données aux différents chefs de projet. Ils peuvent ainsi consulter leurs parties prenantes en cas de problème et ajuster leurs prévisions de ressources pour les prochaines semaines si nécessaire. Nous essayons toujours de disposer d'une prévision des ressources pour les trois prochains mois.
15 h 00 – C'est l'heure d'un café
Je fais une petite pause et je vais chercher un café.
15 h 15 – Réunion de projet
Dans le cadre d'un projet, l'un de nos clients a demandé une augmentation de capacité. À présent que l'installation par notre fournisseur a été effectuée correctement, nous pouvons procéder à cette mise à niveau. Je participe à une réunion pour discuter de cette approche. Nous élaborons également le plan de migration en collaboration avec notre équipe Networks, l'Account Manager et le client concerné.
16 h 20 – E-mails
Certains chefs de projet m'ont déjà fourni leur rapport de statut (Highlight Report). Il s'agit d'un aperçu de l'avancement de leur projet bimensuel. Je lis ces documents et, si nécessaire, je signale les risques ou les problèmes au Program Manager.
Avant de partir, je jette un rapide coup d'œil à mon agenda pour demain. Le matin, une formation est prévue pour l'utilisation de notre nouveau Self Service Portal. L'un de mes collègues chefs de projet s'est chargé de son déploiement. Différents processus seront automatisés et ne nécessiteront plus de papier grâce à ce projet.
16 h 50 – Retour à la maison
Fin de ma journée de travail.